EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Päivitetty 5.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
QTeam Systems Oy / PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI
020 729 0600 | toimisto@QTeam.fi
2. Yhteishenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Marko Leinonen
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI
020 729 0600 | yllapito@QTeam.fi
3. Rekisterin nimi
PKY-LAATU -asiakasrekisteri
- Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, QTeam Systems Oy:n oikeutettujen etujen toimittamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi/valmistelemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
PKY-LAATU -asiakastiedot
- Organisaatio: yrityksen nimi, osoitetiedot, laskutustiedot, sähköposti, puhelin, y-tunnus, www-osoite, asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta, organisaatioon liitetyt palvelut
- Yhteyshenkilö: nimi, sähköposti, puhelin
- Henkilöstökortit: titteli, etunimi, sukunimi, puhelin, veronumero
- Muut tiedot: sopimustiedot, koulutuksiin ja tilaisuuksiin ilmoittautumiset
- Logistiikka: Nimi, eränumero, erän paikkatiedot, erän toimitustiedot
PKY-LAATU -ammattipätevyyskoulutukset
- Yritys, etunimet, sukunimi, sähköposti, puhelin, henkilötunnus
Henkilöstä voidaan kerätä tietoja myös verkkosivujen kautta hänen suostumuksella esimerkiksi henkilön vierailusta yrityksen verkkosivulla ja hänen suorittamistaan toimenpiteistä kuten dokumenttien latauksista, katsotuista sivuista ja lomakkeiden täytöistä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaan liittyessä asiakassuhteeseen sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tilaamista/osallistumisista palveluista.
Henkilöistä kerätään tietoa myös kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tapahtumien, seminaarien, koulutusten, messujen yhteydessä kerätään osallistujatietoja.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi QTeam Systems Oy:n yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä.
Henkilöstä voidaan kerätä tietoja myös verkkosivujen kautta hänen suostumuksella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa puitteissa ja/tai palveluiden tuottamiseksi QTeam Systems Oy:n sisällä muille tytäryhtiöille, yhteistyökumppaneille ja logistiikan toimittajakumppaneille. Ammattipätevyyskoulutuksien osallistuja tiedot luovutetaan Trafille osallistujan suostumuksella.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden sisällä, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Jokainen rekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla yleisesti hyväksyttyjen teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalinen aineisto
Asiakkaiden henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään toimitiloissa, joihin pääsy asiattomilta on estetty.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään viiden (5) vuoden välein.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden, epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi koskevat pyynnöt osoitetaan tässä selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus tiedon tarkistamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Rekisteröidylla on oikeus vaatia, että QTeam Systems Oy oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.
Oikeus tiedon poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen ilman aiheetonta viivästystä edellyttäen että:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä, jos
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla;
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevia tietojen käsittelyä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisteripitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Lisätietoja
Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
